Klientenverwaltung
Alles rund um das Anlegen und Verwalten deiner Klienten: von den Stammdaten über Sitzungspakete bis hin zum Klientenzugang und der finanziellen Übersicht.
Wie Klienten ins System kommen
In den meisten Fällen musst du Klienten nicht manuell anlegen. Sobald das IHHT Gerät mit dem Portal synchronisiert wird, erkennt das System automatisch neue Klienten und erstellt deren Profile. Du findest sie anschliessend in der Klientenliste und kannst die Angaben ergänzen, zum Beispiel Geburtsdatum oder Kontaktdaten. Nur in Ausnahmefällen, etwa wenn du vorab ein Profil vorbereiten möchtest, legst du einen Klienten manuell über "Neuer Klient" an.
Geburtsdatum und Geschlecht sind Pflichtinformationen für korrekte Berechnungen. Das physiologische Alter, eines der aussagekräftigsten Ergebnisse der HRV Analyse, basiert auf dem Vergleich mit alters und geschlechtsspezifischen Referenzwerten. Ohne Geburtsdatum fehlt die Grundlage für diesen Vergleich. Ohne Geschlecht können die PNS und SNS Indizes nicht korrekt berechnet werden, da die Referenzwerte geschlechtsabhängig sind. Bitte achte darauf, diese Angaben bei jedem Klienten zu hinterlegen, damit die Analysen verlässlich sind.
Die E-Mail Adresse ermöglicht es dem Klienten, einen eigenen Zugang zum Portal zu erhalten. Wenn du eine E-Mail Adresse hinterlegst, kann der Klient eine Einladung erhalten und sich mit einer vereinfachten Ansicht anmelden. Die Telefonnummer dient primär der Kontaktverwaltung und wird nicht für Portalfunktionen verwendet.
Klientenprofil im Detail
Jeder Klient hat eine eigene Profilseite, die als zentrale Anlaufstelle für alle Informationen dient. Oben auf der Seite siehst du die Stammdaten des Klienten: Name, Alter, Geschlecht und Kontaktdaten. Daneben werden die wichtigsten Kennzahlen angezeigt, die sich automatisch aus den synchronisierten Sitzungen berechnen.
Die Kennzahlen auf dem Profil umfassen die Gesamtzahl der Sitzungen, das zuletzt berechnete physiologische Alter, den HRV Trend (prozentuale Veränderung des RMSSD über die letzten Sitzungen) und den aktuellen Status des Klienten (aktiv, pausiert, archiviert). Diese Übersicht gibt dir auf einen Blick eine Einschätzung, wie die Therapie verläuft, ohne dass du einzelne Sitzungen öffnen musst.
Unterhalb der Stammdaten findest du verschiedene Tabs, die zwischen den Ansichten wechseln. Der Tab "Sitzungen" zeigt alle synchronisierten Therapiesitzungen in umgekehrt chronologischer Reihenfolge, die neueste zuerst. Jede Sitzungskarte zeigt das Datum, die wichtigsten Metriken, den Status Badge und deine Bewertung an. Du kannst jede Sitzung anklicken, um die detaillierte Analyse zu öffnen.
Zuweisung zu Unternehmen und Standorten
In grösseren Organisationen mit mehreren Standorten oder Praxen kannst du Klienten einem bestimmten Standort zuweisen. Das hilft bei der Organisation und ermöglicht es, in der Teamübersicht nach Standorten zu filtern. Ein Klient kann nur einem Standort zugewiesen sein, aber du kannst die Zuweisung jederzeit ändern, wenn der Klient den Standort wechselt.
Die Zuordnung zu einem Unternehmen (Organisation) erfolgt automatisch beim Anlegen. Jeder Therapeut gehört zu einer Organisation, und neue Klienten werden dieser Organisation zugeordnet. Therapeuten können nur Klienten ihrer eigenen Organisation sehen und bearbeiten. Diese Mandantentrennung stellt sicher, dass die Daten verschiedener Praxen strikt getrennt bleiben.
Sitzungspakete
Sitzungspakete sind ein praktisches Werkzeug für die Abrechnungsverwaltung. Ein typisches IHHT Therapieschema umfasst 10 bis 20 Sitzungen, die oft als Paket verkauft werden. Im Zellbase Portal kannst du für jeden Klienten Sitzungspakete anlegen, die die Anzahl der gebuchten Sitzungen, den Preis und den Status (offen, in Bearbeitung, abgeschlossen) verfolgen.
Um ein Sitzungspaket anzulegen, gehst du auf das Klientenprofil und klickst auf "Paket buchen". Du gibst die Anzahl der Sitzungen und optional den Gesamtpreis ein. Ab diesem Moment zählt das Portal automatisch mit, wie viele Sitzungen aus dem Paket bereits durchgeführt wurden. Auf dem Klientenprofil siehst du jederzeit, wie viele Sitzungen noch offen sind.
Wenn ein Paket vollständig genutzt wurde, erhältst du einen Hinweis. Du kannst dann entscheiden, ob du ein neues Paket anlegen oder Einzelsitzungen verrechnen möchtest. Die Paketverwaltung ist bewusst einfach gehalten und ersetzt keine vollwertige Buchhaltungssoftware, bietet aber einen guten Überblick über den aktuellen Stand.
Finanzielle Übersicht
Die finanzielle Übersicht auf dem Klientenprofil zeigt dir auf einen Blick, welche Pakete gebucht wurden, wie viele Sitzungen verbraucht sind und welcher Gesamtumsatz mit dem Klienten erzielt wurde. Diese Information ist nützlich für die Praxisverwaltung und hilft dir, den finanziellen Status deiner Klientenbeziehungen im Auge zu behalten.
Du kannst die finanzielle Übersicht auch auf der Ebene der gesamten Organisation betrachten. Im Bereich "Finanzen" siehst du aggregierte Zahlen über alle Klienten, aufgeschlüsselt nach Monat und Standort. Diese Auswertung gibt dir einen schnellen Einblick in die wirtschaftliche Entwicklung deiner Praxis, ohne dass du die Daten einzeln zusammentragen musst.
Archivierung und Reaktivierung
Wenn ein Klient seine Therapie abschliesst oder pausiert, kannst du das Profil archivieren. Archivierte Klienten erscheinen nicht mehr in der aktiven Klientenliste und werden aus der Teamübersicht ausgeblendet. Ihre Daten bleiben jedoch vollständig erhalten und können jederzeit eingesehen werden.
Um einen Klienten zu archivieren, gehst du auf das Klientenprofil und wählst "Archivieren" aus dem Aktionsmenü. Der Klient wird dann in den Bereich "Archiviert" verschoben, den du über einen Filter in der Klientenliste erreichen kannst. Wenn ein archivierter Klient die Therapie wieder aufnimmt, kannst du das Profil mit einem Klick auf "Reaktivieren" wiederherstellen. Alle bisherigen Daten, Sitzungen und Analysen sind sofort wieder verfügbar.
Die Archivierung ist kein Löschen. Keine Daten gehen verloren, und die historischen Sitzungen bleiben für die Fortschrittsanalyse erhalten. Das ist wichtig, denn wenn ein Klient nach einer Pause zurückkehrt, kannst du nahtlos an die bisherige Therapie anknüpfen und die neuen Ergebnisse mit den alten vergleichen.
Archivierte Klientendaten unterliegen denselben Datenschutzbestimmungen wie aktive Daten. Wenn ein Klient die Löschung seiner Daten verlangt, muss dies separat über den Administrator erfolgen. Die Archivierung allein genügt nicht, um Datenschutzanforderungen nach DSGVO zu erfüllen.
PIN
Jeder Klient erhält einen 6 stelligen PIN, der vom Therapeuten zugewiesen wird. Dieser PIN dient zur Wiedererkennung am IHHT Gerät und entspricht dem gleichen PIN, der auch am Gerät selbst hinterlegt ist.
Klient vs Therapeut Ansicht
Das Portal unterscheidet konsequent zwischen der Therapeuten und der Klientenansicht. Als Therapeut siehst du alle Metriken, alle KI Analysen (sowohl die Therapeuten als auch die Klientenversion), alle Bewertungen und alle administrativen Funktionen. Du hast den vollständigen Überblick über jeden Aspekt der Therapie.
Die Klientenansicht ist bewusst vereinfacht. Klienten sehen eine aufbereitete Zusammenfassung ihrer Sitzungen mit einfachen Trend Charts, die zeigen, ob sich ihre Werte verbessern. Die KI Analyse wird in einer verständlichen Sprache formuliert, die auf medizinisches Fachvokabular verzichtet. Komplexe Metriken wie DFA Alpha oder Sample Entropy werden in der Klientenansicht nicht angezeigt, da sie ohne Fachkenntnis nicht sinnvoll interpretiert werden können.
Diese Trennung hat sich in der Praxis bewährt, weil Klienten motiviert werden, ihre Fortschritte zu verfolgen, ohne von der Komplexität der Daten überfordert zu werden. Gleichzeitig hast du als Therapeut weiterhin Zugang zu allen Details, die du für die Therapieplanung und die fachliche Einschätzung benötigst. Wenn du einem Klienten bestimmte Detailwerte zeigen möchtest, kannst du das natürlich jederzeit über deine eigene Ansicht tun.
Richte für jeden Klienten den PIN Zugang ein und lade sie ein, ihre Fortschritte selbst zu verfolgen. Klienten, die aktiv an ihren Daten teilhaben, sind in der Regel motivierter und bleiben länger bei der Therapie.
Klienten in der Teamübersicht
Die Teamübersicht bietet dir einen aggregierten Blick auf alle aktiven Klienten deiner Organisation. Hier siehst du auf einen Blick, welche Klienten kürzlich eine Sitzung hatten, wie sich ihre HRV Werte entwickeln und wo möglicherweise Handlungsbedarf besteht. Die Darstellung ist inspiriert von ähnlichen Übersichten, wie sie beispielsweise in Kubios für Teams verwendet werden.
Du kannst die Teamübersicht nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren. Zum Beispiel kannst du nach Standort filtern, nach dem Datum der letzten Sitzung sortieren oder nur Klienten mit negativem HRV Trend anzeigen. Diese Filtermöglichkeiten helfen dir, auch bei einer grossen Anzahl von Klienten den Überblick zu behalten und schnell zu erkennen, wer deine Aufmerksamkeit am dringendsten braucht.