Erste Schritte

Von der ersten Anmeldung bis zur fertigen Auswertung deiner ersten Sitzung. Diese Seite begleitet dich durch alle Schritte, die nötig sind, damit du produktiv mit dem Zellbase Portal arbeiten kannst.

Dein Account

Bevor du loslegen kannst, brauchst du einen Account im Zellbase Portal. Dein Account wird von einem Administrator erstellt, der dir eine Einladung per E-Mail schickt. In dieser E-Mail findest du einen Link, über den du dein Passwort festlegen kannst. Wähle ein sicheres Passwort mit mindestens 12 Zeichen, das Gross und Kleinbuchstaben sowie Zahlen enthält. Nachdem du dein Passwort gesetzt hast, kannst du dich direkt anmelden.

Beim ersten Login siehst du das Dashboard, das dir einen Überblick über deine Praxis gibt. Oben stehen die wichtigsten Kennzahlen: wie viele Klienten du betreust, wie viele Sitzungen insgesamt erfasst wurden und wie viele davon in der aktuellen Woche stattgefunden haben. Darunter findest du einen Trend Chart, der die HRV Entwicklung deiner aktiven Klienten zusammenfasst. Auf der linken Seite befindet sich die Navigation, die dich zu allen Bereichen des Portals führt.

Das Dashboard ist dein Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit. Von hier aus kannst du mit einem Klick zu deinen Klienten springen, die neuesten Sitzungsdaten einsehen oder Analysen aufrufen. Es lohnt sich, regelmässig einen Blick auf das Dashboard zu werfen, denn es zeigt dir auch laufende Hintergrund-Verarbeitungen und offene Benachrichtigungen.

Das Dashboard kennenlernen

Das Dashboard gliedert sich in mehrere Bereiche. Ganz oben findest du die Navigationsleiste mit dem Zellbase Logo, über das du jederzeit zurück zum Dashboard gelangst. Rechts in der Navigationsleiste siehst du dein Profilmenü, wo du dein Passwort ändern, deine Einstellungen anpassen und dich abmelden kannst.

Die Seitennavigation auf der linken Seite führt dich zu den verschiedenen Modulen. Unter "Klienten" findest du die Klientenverwaltung mit allen Profilen. "Sitzungen" zeigt dir die synchronisierten Therapiedaten. "Team" gibt dir eine Übersicht über alle aktiven Klienten in deiner Organisation, ähnlich wie du es von Kubios kennst. "Berichte" ermöglicht es dir, druckfertige Zusammenfassungen für Klienten oder Ärzte zu erstellen. Und unter "Einstellungen" findest du deine persönlichen Präferenzen.

Auf mobilen Geräten klappt die Seitennavigation automatisch ein. Du kannst sie über das Hamburger Menü oben links öffnen. Das gesamte Portal ist responsive gestaltet, sodass du auch auf einem Tablet oder Smartphone alle Funktionen nutzen kannst. Die Darstellung passt sich automatisch an die Bildschirmgrösse an.

Sitzungsdaten verstehen

Die Sitzungsdaten deiner Klienten werden automatisch vom IHHT Gerät mit dem Portal synchronisiert. Du musst keine Dateien manuell hochladen und keine technischen Einstellungen vornehmen. Nach jeder IHHT Sitzung erscheinen die Daten automatisch im Portal und die Analyse startet sofort.

Falls du mit älteren Geräten arbeitest, die keine automatische Synchronisation unterstützen, oder wenn du historische Daten nachimportieren möchtest, steht dir auch ein CSV Upload zur Verfügung. Details dazu findest du auf der Seite Sitzungen und Daten.

Sobald die Daten im Portal angekommen sind, berechnet das System automatisch alle HRV Metriken und stellt dir die Ergebnisse in übersichtlichen Visualisierungen dar. Deine Aufgabe ist es, diese Werte im Kontext des Klienten einzuordnen und daraus Therapieentscheidungen abzuleiten. Optional kannst du zusätzlich eine KI Analyse anfordern, die dir eine ergänzende Perspektive liefert.

Deine Klienten im Portal

Klienten werden in der Regel automatisch angelegt, sobald das IHHT Gerät die ersten Sitzungsdaten synchronisiert. Du findest sie anschliessend in der Klientenliste und kannst ihre Profile ergänzen. Besonders wichtig ist das Geburtsdatum, denn daraus berechnet das Portal das chronologische Alter und kann es mit dem physiologischen Alter vergleichen, das aus den HRV Daten ermittelt wird. Dieser Vergleich ist ein wertvolles Instrument, um Klienten die Wirksamkeit der Therapie aufzuzeigen.

Geburtsdatum und Geschlecht sind dabei Pflichtangaben für korrekte Berechnungen. Das physiologische Alter, die PNS und SNS Indizes und andere Metriken basieren auf alters und geschlechtsspezifischen Referenzwerten. Ohne diese Angaben sind die Analysen unvollständig. Nimm dir also einen Moment, um die Angaben bei neuen Klienten zu vervollständigen.

Das Klientenprofil ist der zentrale Ort, an dem alle Informationen zusammenlaufen. Hier siehst du Sitzungen, Wearable Daten und Analysen auf einen Blick. Sobald eine Sitzung synchronisiert wurde, erscheinen die Daten und Auswertungen automatisch.

Die erste Sitzung im Portal

Jetzt kommt der spannende Teil. Nachdem du eine IHHT Sitzung mit deinem Klienten durchgeführt hast, werden die Daten automatisch vom Gerät an das Portal übertragen. Die Synchronisation läuft im Hintergrund und du musst dich um nichts kümmern. Die Sitzung erscheint von selbst im Klientenprofil.

Sobald die Daten im Portal angekommen sind, siehst du innerhalb von weniger als einer Sekunde die ersten Ergebnisse der Sofortanalyse. Diese umfasst grundlegende HRV Metriken wie RMSSD, SDNN, mittlere Herzfrequenz und den Stress Index. Im Hintergrund startet gleichzeitig die Tiefenanalyse, die detailliertere Metriken berechnet. Dazu gehören der Poincare Plot mit SD1 und SD2, die DFA Alpha Werte, die Sample Entropy, die Power Spectral Density und das geschätzte physiologische Alter. Diese erweiterte Analyse dauert etwa 20 bis 30 Sekunden und wird im Hintergrund abgearbeitet.

Du musst nicht warten, bis die Tiefenanalyse fertig ist. Du kannst die Seite verlassen und weiterarbeiten. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, wird das Ergebnis automatisch gespeichert und ist beim nächsten Besuch der Sitzungsseite sichtbar. Ein kleines Badge zeigt dir an, ob die Analyse noch läuft, abgeschlossen ist oder ob es ein Problem gab.

Navigation und Orientierung

Das Portal ist so aufgebaut, dass du dich intuitiv zurechtfindest. Die wichtigsten Bereiche erreichst du über die Seitennavigation, die auf grösseren Bildschirmen immer sichtbar ist. Jeder Bereich hat eine eigene Farbe und ein eigenes Icon, damit du schnell erkennst, wo du dich befindest.

Innerhalb eines Klientenprofils findest du Tabs, die zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln. Der Tab "Sitzungen" zeigt alle erfassten Therapiesitzungen in chronologischer Reihenfolge. Unter "Wearables" siehst du die synchronisierten Daten von Whoop oder Huawei. Der Tab "Fortschritt" zeigt Trend Charts und Entwicklungskurven. Und unter "Berichte" kannst du Zusammenfassungen erstellen und exportieren.

Eine praktische Funktion ist die Suche, die du über das Suchfeld in der Navigationsleiste erreichst. Du kannst nach Klientennamen, Sitzungsdaten oder bestimmten Metriken suchen. Die Suche reagiert sofort und zeigt dir passende Ergebnisse, während du tippst. Das ist besonders nützlich, wenn du viele Klienten betreust und schnell zu einem bestimmten Profil springen möchtest.

Einstellungen und Präferenzen

Unter "Profil" kannst du deinen Namen, deine E-Mail Adresse und dein Passwort ändern. Die Änderung des Passworts erfordert die Eingabe des aktuellen Passworts als Sicherheitsmassnahme.

Im Bereich "Organisation" kann dein Administrator weitere Therapeuten einladen, Standorte verwalten, KI Anbieter konfigurieren und die allgemeinen Einstellungen der Praxis anpassen. Dazu gehört auch die Konfiguration der Sitzungspakete, mit denen die Abrechnungen der Klienten verwaltet werden.

Die Benachrichtigungseinstellungen steuern, wann und wie du über abgeschlossene Analysen, fehlgeschlagene Uploads oder andere wichtige Ereignisse informiert wirst. Standardmässig werden alle Benachrichtigungen im Portal angezeigt. Du kannst zusätzlich E-Mail Benachrichtigungen für bestimmte Ereignisse aktivieren.

Deine ersten Tage mit dem Portal

Wir empfehlen dir, in den ersten Tagen bewusst alle Funktionen einmal auszuprobieren. Erstelle einen Musterklienten, schaue dir die synchronisierten Sitzungsdaten an und mache dich mit den verschiedenen Metriken und Visualisierungen vertraut. So bekommst du ein Gefühl für den Workflow und kannst Fragen klären, bevor du mit echten Klientendaten arbeitest.

Wenn du Whoop oder Huawei Wearables nutzt, verbinde sie frühzeitig, denn die Wearable Daten werden erst ab dem Zeitpunkt der Verbindung synchronisiert. Je früher du die Verbindung herstellst, desto mehr historische Daten stehen für die Analyse zur Verfügung.

Nach den ersten Sitzungen wirst du merken, dass sich ein natürlicher Workflow entwickelt. Die Sitzungsdaten werden automatisch synchronisiert, du schaust dir die Analyse an und ordnest die Ergebnisse mit deiner fachlichen Expertise ein. Mit der Zeit wirst du die Metriken immer besser einordnen können und bei Bedarf die optionale KI Analyse als ergänzende Perspektive für dein Therapiegespräch nutzen.

Vergiss nicht, regelmässig einen Blick auf die Fortschrittsseite deiner Klienten zu werfen. Dort siehst du die Entwicklung über alle Sitzungen hinweg und kannst erkennen, ob die Therapie die gewünschte Wirkung zeigt. Die Trend Charts machen es leicht, positive Veränderungen zu erkennen und dem Klienten aufzuzeigen.